১৮. উপজেলা অফিস পরিদর্শন:

গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ সরকার

সমবায় অধিদপ্তর

উপজেলা সমবায় অফিস পরির্দশন প্রতিবেদন।

০১. কার্যালয়ের নাম ও ঠিকানা                       ঃ    উপজেলা সমবায় কার্যালয়, ঘোড়াঘাট, দিনাজপুর।

০২. পরিদর্শন কর্মকর্তার নাম ও পদবী               ঃ    মোঃ তোজাম্মেল হক, জেলা সমবায় অফিসার (চাঃদাঃ), দিনাজপুর।

০৩. পরিদর্শনের তারিখ                               ঃ    ০৯/০৯/১৫ খ্রিঃ।           

০৪. পূর্ববর্তী পরিদর্শন                                  ঃ     

ক) পরিদর্শন কর্মকর্তার নাম ও পদবী                ঃ      মোঃ আখতারম্নজ্জামান, যুগ্ম-নিবন্ধক, বিভাগীয় সমবায় কার্যালয়,

                                                                   রংপুর বিভাগ, রংপুর।  

খ) পরিদর্শনের তারিখ                                 ঃ    ১০/১০/১৩ খ্রিঃ।

গ) পরিদর্শন প্রতিবেদন প্রাপ্তির তারিখ               ঃ    ৩১/১০/১৩ খ্রিঃ

ঘ) পূর্ববর্তী পরিদর্শন প্রতিবেদনে প্রদত্ত              ঃ      

    নির্দেশাবলী পালনে/ অনুসরনের অগ্রগতি                    ঃ      মোটামুটি সমেত্মাষজনক।

০৫. অফিস প্রধান সংক্রামত্ম

ক) নাম ও পদবী (মূল পদ)                           ঃ     মোঃ বেনজীর আহম্মেদ, উপজেলা সমবায় অফিসার, ঘোড়াঘাট, দিনাজপুর।

খ) বর্তমান কর্মস্থলে যোগদানের তারিখ             ঃ    ২২/০৯/২০১৪ খ্রিঃ।

০৬. অফিস ব্যবস্থাপনা

৬.১ প্রাধিকার অনুযায়ী অফিস ও অফিস সামগ্রী        

     অতিরিক্ত মন্তব্য                                    ঃ প্রাধিকার অনুযায়ী অফিস সামগ্রীর স্বল্পতা রয়েছে।

ক) অফিস কক্ষ সমূহ ও অফিস চত্বরের পরিচ্ছন্নতা         

    অতিরিক্ত মন্তব্য                                     ঃ   উপ-জেলা পরিষদের তৎকালীন কোর্ট বিল্ডিং এর তিনটি রম্নমের মধ্যে অফিসের

                                                                 কার্যক্রম পরিচালিত। অফিসের পরিষ্কার পরিচ্ছন্নতা মোটামুটি সমেত্মাষজনক।

খ) আসবাবপত্র, অফিস সামগ্রী ও যানবাহন গুলির বর্তমান অবস্থার তালিকা সংরক্ষিত আছে কি না      ঃ 

অতিরিক্ত মন্তব্য                                           ঃ অফিসে আসবাবপত্রের তালিকা সংরক্ষিত আছে। ২০১৪-২০১৫ ইং  সালে

                                                              আসবাবপত্র ক্রয় বাবদ ৪০,০০০.০০ টাকা বরাদ্দ পাওয়া গেছে। কিন্তু এখনো

                                                              আসবাবপত্র ক্রয় করা হয়নি।                                                                                    ৬.২ জনবল ও কর্মী প্রশাসন

পরিদর্শনকৃত কার্যালয়ের জনবলের তথ্য             ঃ

৬.৩ কর্মকতা/ কর্মচারী নিয়ন্ত্রন ও তদারকী সম্পর্কিত তথ্য ( উপজেলা)

ক) কর্মকতা কমচারীদের মধ্যে কর্ম বন্টন করা হয়েছে কিনা এবং তা কতটা বস্ত্তনিষ্ঠ  ঃ   কর্ম বন্টন তালিকা হাল নাগাদ নেই। এবং তা

                                                                                                 বস্ত্তনিষ্ঠ নয়। 

খ) প্রতি কার্যদিবসে হাজিরা বহি স্বাক্ষর করা হয়েছে কিনাঃ হয়েছে।           ঃ হ্যাঁ।

গ) প্রশাসনিক কারণে এ সময়ে কতজনের বিরম্নদ্ধে কি কি ব্যবস্থা নেয়া হয়েছেঃ  প্রয়োজন হয়নি।

ঘ) প্রতি কর্মকর্তা/ কর্মচারীর বিভাগীয় প্রশিক্ষণ প্রাপ্ত কি না                      ঃ   না।

[ঙ) বিভাগীয় প্রশিক্ষণপ্রাপ্ত হয় নাই এমন কর্মকর্তা/ কর্মচারীর নামঃ

চ) চাকুরীতে স্থায়ী করণ হয় নাই এমন কর্মকর্তা/কর্মচারীর নামঃ

ছ) ১লা জুলাই হতে চলতি মাস পর্যমত্ম কোন পদে কতজন কর্মকর্তা/ কর্মচারী পদোন্নতি প্রাপ্ত হয়েছে ঃ প্রযোজ্য নয়।

৬.৪ বদলী সংক্রামত্ম  তথ্যঃ ( বিগত এক বছরের)

৬.৫ বেকর্ড ব্যবস্থাপনা

ক) অফিসে মোট রেজিস্টারের সংখ্যাঃ  ৩৭ টি।

খ) পরিদর্শন কালীন সময় পর্যমত্ম বিগত এক মাস মোট পত্রজারী ও পত্র গ্রহনের সংখ্যাঃ পত্র জারী-২৬৬ টি, পত্র গ্রহণ-২৩১ টি।

গ) বিগত এক বৎসর অনিষ্পন্ন পত্রের সংখ্যাঃ  নাই।

       অনিষ্পন্নের কারণঃ

ঘ) প্রাপ্ত পত্রের উপর তড়িৎ ব্যবস্থা গ্রহণ পদ্ধতি ঃ  মোটামুটি সমেত্মাষজনক।

ঙ) রেকর্ড সংরক্ষন পদ্ধতিঃ

রেজিস্টার সমূহ তথ্য সমৃদ্ধ কিনা? না। 

রেজিস্টারে সকল তথ্য হালনাগাদ আছে কিনা? না।

নথির মোট সংখ্যাঃ  ১০৬ টি।

নথির নম্বর গ্রদান কয় কিনা? না।

নথির পৃষ্ঠা নম্বর এবং নোট অনুচ্ছেদ নম্বর যথাযথভাবে দেয়া হচ্ছে কিনা ? হ্যাঁ।

অতিরিক্ত মন্তব্য ঃ  ডিজিটাল নথি নম্বর ব্যবহুত হচ্ছে।

চ) গার্ড ফাইল, ক্যাশ বই, পত্র গ্রহন রেজিষ্টার, পত্রজারী রেজিষ্টার, নথি রেজিষ্টার, অডিট রেজিষ্টার, ছুটির হিসাব রেজিষ্টার, ষ্টক রেজিষ্টার, আসবাবত্র ও অর্থপ্রাপ্তি রেজিষ্টার, চেক রেজিষ্টার, মাষ্টার রেজিষ্টার, ষ্ট্রাম্প রেজিষ্টার,  ইত্যাদি গুরম্নরত্বর্পূণ রেজিষ্টার ব্যবহারের ক্ষেত্রে কোন অনিয়ম/দূর্বলতা আছে কি?  না।

মমত্মব্যঃ মাস্টার রেজিস্টারে  কেন্দ্রীয় সমিতির ২০১৩-২০১৪ ইং সালের অডিটের তথ্যসহ অধিকাংশ প্রাথমিক সমিতির অডিটের তথ্য পরিবেশন করা হয়নি।।

ছ) বাজেটঃ বিগত অর্থ বৎসর ও বর্তমান অর্থ বৎসর ঃ

জ) এজি অডিট আপত্তিঃ

৬.৬ বিভাগীয় মামলাঃ কর্মকর্তা/ কর্মচারীদের  বিরম্নদ্ধে  বিভাগীয় মামলার তথ্য (বিগত ১ বছরের)ঃ

৬.৭ সদর দপ্তরের আদেশ নির্দেশ পালনঃ

ক) আদেশ

খ) রির্টান / রিপোর্ট

০৭. সমবায় সমিতির ব্যবস্থাপনা

৭.১ সমবায় অডিট কার্যক্রম (২০১৪-২০১৫)

ক) অডিট কার্যক্রম :

অডিট বকেয়া রেখেছেন এমন কর্মকর্তার তালিকা ঃ প্রযোজ্য নহে।

অডিট নোটের ভিত্তিতে কয়টি সমিতির বিরম্নদ্ধে ব্যবস্থা নেয়া হয়েছে? প্রয়োজন হয়নি।

খ) টেস্ট অডিট কার্যক্রমঃ

৭.২অডিট সেস (গত ১জুলাই হতে ধার্য বৎসরঃ ২০১৩-২০১৪)ঃ

অডিট সেস ধার্য আদায়ে গৃহীত পদক্ষেপের উপর মমত্মব্যঃ সমেত্মাষজনক নয়।

ক) নির্বাচন অনুষ্ঠান ও কমিটি নিয়োগ (কেন্দ্রীয় ও প্রাথমিক) জুলাই/১৫ হতেঃ

খ) সমবায় সমিতি আইন ২০০১ মোতাবেক ব্যবস্থাপনা পরিষদ সকল ক্ষেত্রে নিয়োগ দিতে না পারার কারণঃ  আগ্রহী ও যোগ্যতা সম্পন্ন সমবায়ী না পাওয়া ও উপ-জেলা সমবায় অফিসারের দায়িত্বহীনতা।

৭.৩ নতুন সমিতি নিবন্ধন সংক্রামত্মঃ (গত ১জুলাই/১৫ হতে)

ক) নিবন্ধিত নতুন সমিতির সংখ্যা  ঃ

খ) নিবন্ধনকালে সমিতির আর্থিক মূল্যায়ন করা হয়েছে কি? হ্যাঁ।

গ) নিবন্ধনকালে আর্থিক পরিকল্পনা ও পরিকল্পনা বাসত্মবায়নে উদ্যোক্তাদের যোগ্যতা মূল্যায়ন করা হয়েছে কি? হ্যাঁ।

ঘ) নিবন্ধনের পূর্বে উদ্যোক্তাদের সরবরাহকৃত তথ্যের সঠিকতা সরেজমিনে যাচাই করা হয়েছে কি? হ্যাঁ।

ঙ) নিবন্ধন ফি হিসেবে কত টাকা চালানের মাধ্যমে সরকারী কোষাগারে জমা হয়েছে ? -১২০০.০০ টাকা।

৭.৪ অবসায়ন কার্যক্রম ও বিলুপ্তিঃ

ক) বিগত এক বৎসরে নিবন্ধন সরাসরি বাতিলের সংখ্যা (৫৩ ধারায়)ঃ 

খ) লিকুইডেশনে রয়েছে এরূপ সমিতির লিকুইডেটরের নাম সহ তালিকা (আলাদা তালিকা সংযুক্ত করতে হবে)। লিকুইডেশনে প্রদত্ত সমিতি নেই।

গ) পরিদর্শন কাল পর্যমত্ম লিকুইডেশন সমাপ্ত সমিতির তালিকাঃ  নেই।

ঘ) ১. এক ০১ বৎসরের অধিক সময়ে লিকুইডেশন অসমাপ্ত সমিতির সংখ্যাঃ নেই।

২. লিকুইডেশন অসমাপ্তের কারণঃ   প্রয়োজ্য নয়।

৩. কর্মকর্তার বিরম্নদ্ধে গ্রহীত ব্যবস্থাঃ   প্রযোজ্য নয়।

    ৭.৫ মামলাঃ

ক) মামলা দায়ের ও নিস্পত্তিঃ

খ) মন্তব্য (মামলার রেজিস্টার সংরক্ষণ, তদারকী ও নিস্পত্তির ক্ষেত্রে কর্মতৎপরতা উলেস্নখসহ)ঃ

৭.৬ পরিদর্শন/তদমত্মঃ

ক) উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশেঃ 

তদমত্ম প্রতিবেদনে উলেস্নখ্যযোগ্য ক্রটি এবং এর উপর গৃহীত পদক্ষেপঃ

খ) স্থানীয় উদ্দ্যোগেঃ 

তদমত্ম প্রতিবেদনে উলেস্নখযোগ্য ক্রটি এবং এর উপর গ্রহীত পদক্ষেপঃ প্রযোজ্য নহে।

গ) ২২ ধারায় কমিটি গঠন হয়ে থাকলে কমিটির মেয়াদসহ তথ্যঃ নেই।

০৮. প্রচার সম্প্রসারণ ও উন্নয়ন বিষয়কঃ

৮.১ সমবায় উন্নয়ন তহবিলঃ (কেন্দ্রীয় ও প্রাথমিক সহ) ২০১২-২০১৩ইং

মমত্মব্যঃ

৮.২ সমিতির সদস্যদের লভ্যাংশ বিতরণঃ (চলতি বছরে)

৮.৩ উন্নয়ন প্রকল্পঃ

ক) আশ্রয়ণ প্রকল্পঃ 

খ) আশ্রয়ণ প্রকল্প (ফেইজ-২)ঃ 

গ) কতগুলি আশ্রয়ণ সমিতির অডিট সম্পন্ন হয়েছে এবং অডিট নোট পর্যালোচনা হয়েছে কিনাঃ  পর্যালোচনায় কোন অর্থ আত্মসাৎ আছে কিনাঃ উপ-জেলার আশ্রয়ন সমবায় সমিতির সংখ্যা-০৩। ২০১৩-২০১৪ ইং সালের সমুদয় সমিতির অডিট কার্য সম্পাদন হয়েছে, কোন আত্মসাৎ নেই। ২০১৪-২০১৫ সালের অডিট এখনো সম্পাদিত হয়নি।

ঘ) শক্তি শালীকরণ প্রকল্পঃ অত্র উপ-জেলায় এ প্রকল্প নেই।

ঙ) ফ্যামিলি ওয়েল ফেয়ারঃ অত্র উপ-জেলায় এ প্রকল্প নেই।

চ) স্থানীয় পর্যায়ে গৃহীত উন্নয়ন প্রকল্পঃ

০৯. পুরস্কার সংক্রামত্মঃ নেই।                                                

১০. উপজেলার এ গ্রেড সমিতির সংখ্যা ঃ  ০৩টি।

১১. উপজেলার ০৩টি সফল সমবায় সমিতির নামঃ                                 ০১। বাঁশমূড়ী সোসাল ওয়েলফেয়ার মাল্টিপারপাস কো-

                                                                                              অপারেটিভ সোসাইটি লিঃ।

                                                                                ০২। নারী মুক্তি সঞ্চয় ও ঋনদান সমবায় সমিতি লিঃ।

                                                                                ০৩। কৃষ্ণ মরিচা সঞ্চয় ও ঋনদান সমবায় সমিতি লিঃ।

১২. সমিতি পরিচর্যাঃ

১২.১ কতগুলি সমিতি পরিচর্যার আওতায় আছেঃ ০২টি।

১২.২ পরিচর্যা করছেন এমন কর্মকর্তার নামঃ

     ক) মোঃ বেনজির আহমেদ, উপ-জেলা সমবায় অফিসার, ঘোড়াঘাট. দিনাজপুর।

     খ) মোঃ মোসলেম উদ্দিন, সহকারী পরিদর্শক, উপ-জেলা সমবায় অফিস, ঘোড়াঘাট, দিনাজপুর।

১৩. সমাপনী মন্তব্য ও সুপারিশ ঃ

(ক) আগস্ট/২০১৫ ইং মাস পর্যমত্ম মোট অডিট সম্পাদনের পরিমান ২২টি। কিন্তু একটি অডিট প্রতিবেদনেরও সংশোধনী প্রতিবেদন পাওয়া যায়নি। শতভাগ সংশোধনী প্রতিবেদন দাখিল নিশ্চিত করবার জন্য উপ-জেলা সমবায় অফিসারকে বলা হলো।

(খ) আগস্ট/২০১৫ ইং মাস পর্যমত্ম মোট ৪৩ টি সমবায় সমিতির ব্যবস্থাপনায় শূন্যতা রয়েছে। উক্ত শূন্যতা দীর্ঘদিন ধরে বিরাজ করছে। অমত্মবর্তী কমিটি গঠনপূর্বক নির্বাচনের মাধ্যমে নিয়মিত কমিটি গঠনের প্রয়োজনীয় উদ্যোগ গ্রহন না করবার জন্য উপ-জেলা সমবায় অফিসারকে কারন দর্শাতে বলা হলো।

(গ) আগস্ট/২০১৫ ইং মাস পর্যমত্ম মোট অকার্যকর সমবায় সমিতির সংখ্যা ২৮ টি । উক্ত অকার্যকর সমবায় সমিতির নিবন্ধন বাতিল বিষয়ে উপ-জেলা সমবায় কার্যালয় কর্তৃক কোন ব্যবস্থা গ্রহন করা হয়নি। অবিলম্বে অকার্যকর সমবায় সমিতি সমূহের নিবন্ধন বাতিলের প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহনের জন্য বলা হলো।

(ঘ) কেন্দ্রীয় সমবায় সমিতিসহ অধিকাংশ প্রাথমিক সমবায় সমিতির ২০১৩-২০১৪ ইং সালের অডিট নোটের তথ্য মাস্টার রেজিস্টারে পরিবেশন  করা হয়নি। উপ-জেলা সমবায় অফিসারকে এ বিষয়ে কারন দর্শাতে বলা হলো।

(ঞ) উপ-জেলা সমবায় অফিসে অকার্যকর বি.আর.ডি.বি. ভুক্ত প্রাথমিক সমবায় সমিতির তথ্য সংরক্ষিত নেই। উহা সংরক্ষনের জন্য বলা হলো।

(চ) উপ-জেলায় আশ্রয়ন প্রকল্পের সংখ্যা-০১। দাদনযোগ্য টাকার পরিমান-১৮৩০৩০৩.০০ (প্রাপ্ত-২০০০০০+আদায়-১৬৩০৩০৩), কিন্তু দাদন করা হয়েছে-১৮৩০৫০০.০০ টাকা। গড়মিল ১৯৭.০০ টাকা। উহা সংশোধন করবার জন্য বলা হলো।

(ছ) উপ-জেলায় আশ্রয়ন প্রকল্পের সংখ্যা-০১। উক্ত প্রকল্পে আদায়কৃত ঋনের পরিমান-১৬৩০৩০৩.০০ টাকা। ৮% হারে সার্ভিস চার্যের পরিমান দাড়ায়-১৩০৪২৪.০০ টাকা। কিন্তু তথ্য সংরক্ষন করা হচ্ছে-১২৪৪৬৭.০০ টাকা। গড়মিল-৫৯৫৭.০০ টাকা। উহা সংশোধন করবার জন্য বলা হলো।

(জ) আশ্রয়ন প্রকল্প ও আশ্রয়ন প্রকল্প ( ফেইজ-২) এ ঋন আদায়ের হার যথাক্রমে-৮৯% ও ৬৮%। আদায়ের হার সমেত্মাষজনক পর্যায়ে উন্নীতকরনের জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ গ্রহনের জন্য উপ-জেলা সমবায় অফিসারকে বলা হলো।

          (মোঃ তোজাম্মেল হক)

           জেলা সমবায় অফিসার(চঃদাঃ)

        দিনাজপুর।

স্মারক নংঃ ৪৭.৬১.২৭০০.০০০.৩৪.০০৪.৯৩.১৮৯৫(২)                                 তারিখঃ ২৮/০৯/২০১৫ খ্রিঃ।

অনুলিপি সদয় অবগতি ও প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য প্রেরণ করা হলঃ

       ০১।  উপজেলা সমবায় অফিসার, ঘোড়াঘাট, দিনাজপুর। তাঁকে আগামী ১ মাসের মধ্যে পরিদর্শন প্রতিবেদনের উপর সংশোধনী   

              প্রতিবেদন দাখিলের জন্য বলা হল।

       ০২।  যুগ্ম-নিবন্ধক, বিভাগীয় সমবায় কার্যালয়, রংপুর, মহোদয়ের সদয় অবগতির জন্য।

       ০৩।  অফিস নথি।